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Mit dem richtigen Plan hygienisch und sicher – auch im Büro

Berlin, 26. April 2021. „Auch wenn aktuell die Homeoffice-Pflicht herrscht, ist diese natürlich nicht von allen Firmen durchgehend umsetzbar. Bestimmte Tätigkeiten können von Mitarbeitenden nur vor Ort durchgeführt werden und auch Handwerker*innen oder Büro-Dienstleister wie Reinigungskräfte benötigen ab und an den Zugang zu den Mitarbeitendenplätzen ­­­­­– Hierfür sind durchdachte Hygiene- und Testkonzepte ein absolutes Muss, was u. a. kleinere und mittelständische Unternehmen vor große Herausforderungen stellt“, weiß Ozan Taner, Managing Director bei Tiger Facility Services (TFS), dem digitalen Service-Anbieter für alle Dienstleistungen rund um das Büro. Was es zu beachten gilt, wenn die Büroräume besucht werden müssen, haben die Experten von TFS zusammengefasst.

Das richtige Testen

Aktuell müssen Betriebe ihren Mitarbeitenden auf eigene Kosten mindestens zweimal pro Woche einen Corona-Test anbieten. Eine der sichersten Varianten für die Umsetzung ist, allen Mitarbeitenden einige Tests zur Eigenanwendung zukommen zu lassen, sodass diese sich vor einem Büro-Tag bereits zuhause testen können und bei einem möglichen positiven Ergebnis gar nicht erst den Weg zur Arbeit antreten. Sollte es hier zu Unsicherheiten innerhalb der Belegschaft kommen, beispielsweise bei der richtigen Handhabung, kann eine Videobegleitung durch Kolleg*innen oder Officemanager*innen Abhilfe schaffen. Um vollkommen auf der sicheren Seite zu sein, können Unternehmen einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit der Testaufsicht beauftragen und diese online schulen lassen. In einigen Bundesländern, wie in Berlin, ist das sogar Pflicht, doch auch für Betriebe in anderen Bundesländern kann dieses Konzept viele Vorteile bringen. 

Eine weitere Möglichkeit ist, einen gesonderten Raum im Unternehmen zur Verfügung zu stellen, der gelüftet werden kann, bestenfalls direkt am Eingang liegt und als eine Art Schleuse fungiert. Mitarbeitende begeben sich bei der Ankunft im Büro unverzüglich in den Raum und lassen von geschultem Personal einen Rachen-Nasen-Abstrich vornehmen oder nutzen selbst den dort bereitliegenden Schnelltest. Bei negativem Ergebnis können die Mitarbeitenden hinterher beruhigt mit der Arbeit beginnen.
„Für einen möglichst hygienischen Ablauf sollte jeder Angestellte nach seinem Test den Raum kurz desinfizieren. Zusätzlich wäre eine zertifizierte Desinfektionsreinigung durch externe Dienstleister sinnvoll, beispielsweise buchbar über unsere TFS-Website, sobald der letzte Mitarbeitende des Tages getestet wurde“, erklärt Ozan Taner.
Sollte der Test positiv ausfallen, wäre die richtige Vorgehensweise den Raum zu verlassen und sich auf direktem Weg ins Testzentrum zu begeben, um sich das Ergebnis dort bestätigen zu lassen.
„In diesem Fall sollten nachfolgend auf keinen Fall andere Mitarbeitende den Raum betreten, bis bestenfalls eine gründliche zertifizierte Desinfektionsreinigung erfolgt ist“, so Ozan Taner weiter.

Als dritte Variante können Unternehmen den Betriebsarzt oder regionale Testzentrenmit der Durchführung professioneller Schnelltests beauftragen. In diesem Fall wird weder geschultes Personal benötigt noch müssen Unternehmen auf eigene Verantwortung Schnelltests erwerben.

Das richtige Hygiene-Konzept

Sollten sich Unternehmen für die interne Durchführung von Schnelltests entscheiden, sei es durch online geschultes Personal oder in Eigenanwendung durch die Mitarbeitenden, muss jederzeit für eine ausreichende Menge an Schnelltests für die gesamte Belegschaft gesorgt werden.
Verkaufsstellen sind beispielsweise Apotheken, kommunale Testcenter oder Organisationen wie das Deutsche Rote Kreuz. Auch immer mehr Großhändler oder Supermärkte bieten die Schnelltests mittlerweile an.
So kann ein funktionales Testkonzept dafür sorgen, dass der Virus gar nicht erst seinen Weg in die Räumlichkeiten findet und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen abgesichert sind.

Doch auch wenn die komplette Belegschaft im Büro negativ getestet ist, sollte dennoch weiterhin auf die wichtigsten Verhaltensregeln geachtet werden: Dazu gehört natürlich das regelmäßige Lüften. Die zeitlichen Abstände der Lüftungsintervalle sind hier abhängig von Personenzahl, Raumgröße und Verweildauer.

Um den Mitarbeitenden die Einhaltung des Hygiene-Konzepts zu erleichtern, können Desinfektionsmittel und Masken an verschiedenen Plätzen im Büro deponiert werden.
Zur weiteren Sicherstellung des Mindestabstands zwischen Kolleg*innen, können Einbahnstraßen auf den Fluren eingeführt und einzelne Arbeitsplätze blockiert werden.

Unternehmen, die auf geteilte Arbeitsmittel, wie z.B. Telefone, nicht verzichten können, sollten, neben der stetigen Desinfektion der benutzten Objekte, mindestens einmal am Tag eine zertifizierte Desinfektionsreinigung, inklusive aller Arbeitsmittel, durchführen lassen.
„Ganz besonders wichtig ist dies natürlich für Co-Working-Spaces oder Unternehmen, die nach dem Desk-Sharing-Prinzip verfahren“, weiß Ozan Taner. „Doch auch in klassischeren Büros gibt es verschiedene Gegenstände, die von allen Angestellten genutzt werden und dadurch eine intensive Reinigung verlangen, z.B. die Kaffeemaschine, die unbedingt mehrmals am Tag desinfiziert werden sollte“.

Die richtige Dokumentation

Wird das Büro von externen Personen, wie dem Reinigungspersonal oder dem Hausmeister, betreten, ist aktuell nur das durchgehende Tragen einer Schutzmaske in den Räumlichkeiten für die Besucher Pflicht. Da jedoch die Testpflicht auch für externe Besucher in absehbarer Zeit sicher kommen wird, lohnt es sich bereits jetzt, entsprechende Testkapazitäten einzuplanen.
Außerdem sollte, vor allem für die Nachverfolgung, durch Online-Anmeldungen getrackt werden, wer die Besucher waren, wann sie ins Büro kamen und wie lange sie geblieben sind.
Bei TSF funktioniert das zum Beispiel über QR-Codes, die das Reinigungspersonal beim Betreten und Verlassen der Räumlichkeiten scannt. So werden externe Besucher schnell und unkompliziert automatisch erfasst – ein Prinzip, das weiterführend auch für andere externe Personen genutzt werden könnte.

Gleiches gilt natürlich auch für die eigenen Mitarbeitenden. Für die Dokumentation der Büro-Arbeitstage kann beispielsweise ein Online-Kalender, auf den die gesamte Belegschaft Zugriff hat, eingerichtet werden. So können z. B. im Wochentakt eine begrenzte Anzahl freier Büro-Slots vergeben werden, um zu verhindern, dass sich ungeplant zu viele Arbeitnehmende gleichzeitig im Büro aufhalten.
„Als Daumenregel sollten sich aktuell nur maximal 30 Prozent der Angestellten im Büro aufhalten, wenn jeder einen eigenen Platz besitzt“, empfiehlt Ozan Taner. „So kann genügend Abstand zwischen den Mitarbeitenden gewahrt werden.“
Sofern die Räumlichkeiten so groß sind, dass sich mehrere Mitarbeitende zeitgleich dort aufhalten dürfen, sollte darauf geachtet werden, dass nicht ganze Abteilungen oder Teams gleichzeitig vor Ort sind. Befindet sich immer nur ein Teil des Teams im Büro, während der andere im Homeoffice bleibt, fällt im Falle einer Quarantäne oder Erkrankung nicht gleich ein ganzer Bereich aus.

Als weiterer Pluspunkt kann der Online-Kalender für die Präsenzzeiten der Mitarbeitenden gleich mit den benötigten Reinigungen des Büros verknüpft werden. So können automatisch genau die Bürospots erfasst werden, die durch die Anwesenheit der Mitarbeitenden zusätzlich zur ohnehin täglich erfolgenden Reinigung einen intensiveren Bedarf aufweisen.  So wird immer die exakt zum jeweiligen Tag passende Reinigung gebucht.

Über Tiger Facility Services
Tiger Facility Services (TFS) ist die erste digitale Facility Services Brand und konnte als zentraler Ansprechpartner für alle Belange im Bereich Büro-Services bereits in mehr als 5000 Unternehmen OfficemanagerInnen und GeschäftsführerInnen den Rücken freihalten. Das Service-Portfolio beinhaltet Büroreinigungen, aber auch Verpflegung, Office-Equipment und technische Lösungen – für Kunden alles vollends digital im Online-Kundenbereich transparent und zuverlässig zu verwalten. Insbesondere für alle Widrigkeiten der Corona-Pandemie ist TFS mit speziell geschulten Reinigungskräften, die zertifizierte COVID-Desinfektionsreinigungen durchführen, vollumfänglich ausgerüstet.

Pressekontakt
markengold PR GmbH
Anja Wiebensohn / Franziska Naumann
Tel. +49 (0)30 219 159 60
Mail: tfs@markengold.de

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